A relação entre o Contador e o Empresário é uma das mais antigas e importantes do mundo dos negócios. Afinal é o contador que cuida da maior parte das obrigações com o fisco e mantém a regularidade de sua empresa.
Os serviços de contabilidade são essenciais para toda empresa, independentemente do porte ou ramo de atividade.
Além da contabilidade ser fundamental para a regularidade fiscal, sem uma boa gestão contábil é impossível garantir a saúde financeira de uma empresa.
Afinal, é através da contabilidade que o empreendedor tem clareza sobre as receitas, custos, fluxo de caixa, rentabilidade e até lucratividade do seu negócio.
Contar com um bom contador é imprescindível, porém, nem sempre os serviços de contabilidade contratados acabam atendendo as demandas do seu negócio.
É um direito seu escolher o escritório contábil que atenderá a sua empresa se não estiver satisfeito. Iremos detalhar como conduzir essa mudança para que não gere problemas a você e a sua empresa.
Como trocar o contador da minha empresa?
O procedimento para se realizar a troca de um contador, ou mesmo, de uma empresa de contabilidade é algo muito simples.
Todo empreendedor que se vê descontente com a prestação de serviços de um determinado profissional tem todo o direito de buscar outras alternativas no mercado, porém, é preciso estar atento a alguns pontos antes de buscar a transição.
Normalmente a relação entre profissionais contábeis e escritórios é bastante amigável e profissional. Então você não vai se ver em uma briga entre leões e aquelas cenas de desacordo.
Até para evitar que isso ocorra o Conselho Federal de Contabilidade dá a sua contribuição através da Resolução 987/2003. Nela está estabelecido que a responsabilidade técnica será regulada pelo Contrato (novo profissional) e pelo Distrato (antigo profissional).
Primeiramente, verifique as cláusulas do contrato de prestação de serviços celebrado entre a sua empresa e o seu contador.
Na maioria delas há cláusulas que determinam as formas de rescisão impondo a necessidade de aviso prévio ou ainda de multa.
Verifique esses prazos para determinar corretamente a comunicação e o efetivo termino da relação.
Além de avaliar o contrato, algumas situações merecem atenção e uma boa avaliação se vale a pena continuar com o profissional ou a empresa de contabilidade escolhida. São elas:
- Seu contador, ou a empresa de contabilidade não atende suas solicitações no prazo adequado;
- Você sente que falta conhecimento especializado na área e atualização sobre diversas questões envolvendo a gestão contábil de uma empresa;
- Seu contador ou a empresa de contabilidade contratada não cumpre prazos;
- Seu contador ou a empresa de contabilidade contratada não possui registro no Conselho Regional de Contabilidade.
Como será esse procedimento?
Se você chegou à conclusão de que está na hora de buscar um novo contador no mercado, é importante realizar alguns procedimentos.
Primeiramente, formalize o cancelamento dos serviços contábeis. Você pode fazer isso através de um simples e-mail ou mesmo uma carta registrada direcionada ao contratado.
É preciso que essa comunicação contenha:
- Informação clara de desistência do serviço;
- A data até quando será prestado o serviço;
- O novo profissional que irá prestar os serviços;
- E a solicitação de informações sobre os documentos da empresa, distrato e informações relevantes.
Em geral, o contador pedirá um prazo de 30 dias para organizar toda a documentação da empresa e entregá-la ao responsável.
Além dos documentos da empresa, vale solicitar ao antigo contador um relatório da situação cadastral, buscando identificar eventuais débitos municipais, estaduais ou federais.
Esse documento também é importante para que o próximo contador identifique eventuais parcelamentos fiscais.
Por fim, é preciso formalizar a transferência através de um termo de transferência de responsabilidade técnica. Em geral, esse procedimento é providenciado pelos próprios escritórios de contabilidade.
Transferência da responsabilidade
O novo contador ao receber o termo de responsabilidade técnica pode elaborar o respectivo contrato de prestação de serviços contábeis, onde ficará expressa a extensão da sua responsabilidade técnica.
O antigo contador, por sua vez, deve entregar um documento de rescisão contratual, ou simplesmente distrato, eliminando eventual responsabilidade após o término do contrato.
Assim como a responsabilidade técnica do antigo contador é marcada pelo Distrato, a sua nova relação com o Escritório depende do Contrato.
Esses procedimentos são importantes tanto para a empresa quanto para o prestador de serviços, para evitar a responsabilidade por falhas que não foram cometidas durante o tempo do contrato.
Solicite um levantamento de regularidade
Isso já é de praxe em nossa empresa Fumagali Contabilidade!
Assim que se inicia um novo cliente fazemos uma verificação de regularidade da empresa.
Desta forma é possível já sinalizar ao empresário alguma questão que possa implicar em penalidade e ônus ao empresário referente a eventos passados.
Entregue todas as informações necessárias
Para iniciar a entrega das obrigações e executar os serviços contábeis, o novo contador precisará de informações passadas.
Garanta que todas as informações solicitadas, como documentos da empresa, livros contábeis e senhas/procurações sejam entregues da forma adequada.
Troca de responsabilidade técnica do contador
Conforme você pode observar, os documentos importantes para determinar aonde terminam e começam a responsabilidade de um contador é o contrato e o distrato de prestação de serviço.
Cuide bem desses documentos, principalmente no que se relaciona as datas. Para não ficar sem contador na sua empresa combine o início exatamente com o fim do distrato.
Garanta também que os documentos e informações fluam entre os prestadores. Se tiver dificuldades, peça ajuda ao novo escritório, este com certeza irá contribuir para que você não tenha problemas em sua empresa.